Les exploitants ont tous leurs propres critères d’appréciation pour lancer un projet. L’AIRES n’impose aucune grille et considère que l’exploitant est un professionnel prudent et responsable. Pourquoi ? Un exploitant, qui prend un engagement financier lourd sur une période minimum de 10 années, n’a aucun intérêt à accepter un projet de résidence situé dans une zone géographique trop éloignée des pôles d’enseignement publics et privés ou, de surcroit, à des conditions financières trop élevées qui viendraient compromettre son équilibre financier.
Le promoteur n’a pas les mêmes contraintes que l’exploitant. Il peut, sous une certaine forme, « vendre du rêve » alors que l’exploitant est ancré dans les réalités de la location aux étudiants. Certains projets soumis aux exploitants par des promoteurs sont systématiquement refusés car ils ne sont pas évalués comme crédibles ou semblent trop hasardeux à exploiter. Il faut être nuancé car le promoteur responsable s’intéresse à la qualité de l’exploitant car il a un devoir de conseil auprès des particuliers. Son image commerciale est également en jeu et s’il s’avère que les loyers propriétaires ne sont pas payés aux particuliers, le risque qu’il se retrouve mis en cause est grand. De fait, le petit promoteur est souvent moins regardant qu’un groupe de promotion et l’indépendant qui regarde un projet d’exploitation pour sa première opération moins averti et expérimenté qu’un groupe exploitant déjà plusieurs résidences.
La seule méthode qui existe est celle de l’intelligence territoriale.  C’est la boussole qui guide les exploitants : le nombre d’étudiants, le développement universitaire, l’attractivité de la ville, la localisation, les modalités de transports, les offres de logement existantes sont autant de critères à prendre en compte avant la prise à bail.
Le nombre d’étudiants sur le bassin universitaire est un des critères de référence pour les exploitants. En Ile-de-France, la DRHIL, qui a inventé le concept de géographie préférentielle, se réfère aux seules universités ou établissements de plus de 300 élèves . C’est une erreur manifeste car cette référence méconnait fortement le tissu régional de l’enseignement supérieur. La référence de la profession est toujours exhaustive : les étudiants en BTS et autres écoles de formations ne sont jamais oubliés. Notre référencement ne se limite pas aux universités ou à leurs antennes : c’est le nombre d’inscrits dans les E.P.C.S.C.P. (établissements privés et publics délivrant des formations post baccalauréat, des collectivités territoriales et organismes, privés et publics, administrant des établissements d’enseignement secondaire, agricole, technique et professionnel) qui est la référence.
Le temps de transport est une valeur indicative. La proximité des établissements et pôles d’enseignement supérieur (université Grandes Écoles, I.U.T. … ). Elles doivent également être bien desservies par différents moyens de transports en commun (bus, tram, métro…) permettant de rejoindre facilement le centre-ville et les gares centrales. Là encore, il y a une erreur à ne pas commettre qui est malheureusement préconisée par la DRHIL Ile-de-France. La définition du concept de géographie préférentielle est basée sur la notion des « 30 minutes de transport en commun » mais cette notion très précise est devenue normative. Dès lors, ne correspondant aucunement à une réalité urbaine cohérente, elle ne fait appel à aucune intelligence de vie étudiante : quid par exemple de l’horaire de passage du dernier bus le jeudi soir ?
Aujourd’hui, la quasi-totalité des territoires ont intégré l’importance de la place de l’enseignement supérieur et de la recherche pour leur développement économique, leur attractivité, leur visibilité et pour la formation de leurs citoyens. Pour autant, les approches et les stratégies mises en œuvre peuvent varier d’un territoire à l’autre : spécialisation dans certains domaines, enjeux de formation du plus grand nombre, reconversion économique, objectif de « renommée internationale »… Ces choix induisent des besoins très variables en infrastructures de logements pour rendre leurs territoires attractifs, voir adhésifs : quelles sont les cibles visées ? Les effectifs seront-ils stables ou en hausse rapide ? S’agit-il d’une mobilité régionale ou de nouveaux venus issus du monde entier ? Cette liste de situations particulières est loin d’être exhaustive. La notion de bassin de formation universitaire est à mettre en relation avec la notion de bassin de logement étudiant. Une ville qui n’a pas sur son territoire un établissement d’enseignement supérieur peut parfaitement accueillir une résidence universitaire, si elle est située sur des réseaux de transports qui la rendent accessible – c’est-à-dire incluse dans le bassin de formation universitaire.
L’attractivité intrinsèque d’un territoire est aussi un élément déterminant tant du point de vue de la géographie (mer, montagne, parc urbain pour des pique-niques, etc.) que des infrastructures existantes (musées, salles de concerts, bars, clubs de sports, etc.).
L’état des lieux du logement étudiant est toujours pris en compte : la place du diffus, les offres des CROUS, celle des concurrents (niveau des loyers, des services proposés…), etc. mais également la nature du projet a une incidence sur l’implantation. L’AIRES demande à ses adhérents d’exploiter des établissements d’hébergement d’un minimum de 50 lots avec une superficie minimale loi Carrez  de 16 m2 en Île-de-France et de 18 m2 dans les autres régions . Un projet de très grande résidence de 400 ou 500 lits peut avoir du sens et être plus éloigné du centre-ville car il repose sur le concept de résidence de vie autonome et une forte mutualisation des services.